Kerstmis is natuurlijk de tijd om door te brengen met familie en vrienden. Maar in plaats van al dat eten tijdens de kerstdiners, -ontbijten, en -brunches, kun je het ook eens over een heel andere boeg gooien. Kom verrassend uit de hoek en organiseer een spectaculair kerstfeest. Wil je dat niet alleen voor je directe kringen doen, maar wil je het écht groots aanpakken? Dan kun je wel wat houvast gebruiken. Wij hebben dé checklist voor je opgesteld.
Datum & tijd
Het begint natuurlijk met het uitkiezen van een datum en een tijd. In het geval van Kerstmis zal dat makkelijk zijn; 24, 25 of 26 december. Wellicht trek je op 24 en 25 december meer mensen, omdat de dag erna iedereen nog vrij is.
Publiek
Bedenk welke mensen je op je feest wilt uitnodigen, zodat je weet waar je op moet gaan targetten als je eenmaal aan de marketing begint. Denk ook alvast na over hoe veel mensen je op je feest wilt hebben.
Locatie
Dat is namelijk van belang voor de locatie die je nodig hebt. Ga je een grote club afhuren, of houd je het bij een kleinere kroeg? En doe je dat in een grote stad, of juist net daar buiten?
Assortiment
Spreek van tevoren met de horecagelegenheid die afhuurt af wat voor drank er wordt geschonken. Misschien is het goedkoper om slechts een paar alcoholische versnaperingen aan te bieden. Of wil je juist een chique feest organiseren, dan wil je natuurlijk alle toeters en bellen in je assortiment.
Budget
Over de kosten gesproken… Het is natuurlijk ook van groot belang om van tevoren te bedenken wat je budget is voor het organiseren van het feest. Denk vast na over alle kosten die je hebt; aan locatie, inkoop van drank, personeel, artiesten, et cetera. En vooral ook; hoe je die kosten gaat dekken! Bijvoorbeeld door een entreeprijs te vragen of alles in te calculeren in de verkoopprijs van je drank en VIP-tafels.
Programma
Om hoe laat begint het feest, tot hoe laat gaat het door, welke artiesten wil je op het podium hebben? Allemaal vragen die je moet beantwoorden om je programma te kunnen vormen en je publiek te kunnen lokken. Wil je alleen dj’s, of ook zangers? Misschien dansers om de sfeer er nog meer in te brengen?
Materiaal
En wat voor materiaal heb je allemaal nodig om dit te kunnen realiseren? Ga eerst ook na wat je locatie zelf al kan bieden aan luidsprekers, lichteffecten en bijvoorbeeld vuurwerk. En overleg ook wat mogelijk en toegestaan is. Pas dan weet je waar je zelf nog voor moet zorgen.
Thema
Als je een kerstfeest geeft, is het natuurlijk ook belangrijk dat het thema duidelijk wordt. Niet alleen in de vorm van versiering (lees hier meer over de mogelijkheden), maar ook in de vorm van een dresscode. Wil je dat iedereen ‘X-mas chique’ komt, of wil je de club vol met kerstmannen en -vrouwen, dan zul je dat van tevoren duidelijk moeten aangeven.
Promotie
Als alle basiselementen geregeld zijn, wordt het tijd om te starten met de promotie van je feest. Creëer een evenementpagina op Facebook waarin je alle nodige informatie geeft aan je doelgroep, verstuur uitnodigingen naar iedereen die je op je gastenlijst hebt gezet en vraag mensen het evenement te delen zodat nog meer mensen worden bereikt. Denk behalve online ook aan offline promotiemogelijkheden, zoals posters en flyers.
Logistiek
Enkele weken voor het feest daadwerkelijk plaatsvindt, moet je de logistieke zaken nog eens op orde stellen. Waar kunnen gasten parkeren? Is er een garderobe voor de jassen? Komt er een speciale VIP-ruimte? En waar moet die dan komen ten opzichte van de dansvloer? Dit kan natuurlijk allemaal in overleg met het management van de de club of kroeg die je afhuurt. Zij hebben ongetwijfeld ervaring met dat soort praktische dingen.
Veiligheid
Ook de veiligheid is van groot belang wanneer je een feest organiseert. Zo moet alle versiering brandveilig zijn, moeten de nooduitgangen duidelijk aan worden gegeven en moet er een noodplan zijn voor het geval een incident zich voordoet. Daarnaast is het goed om beveiligers in te schakelen, die een oogje in het zeil kunnen houden en kunnen ingrijpen wanneer het nodig is.
Nog meer tips? Die vind je hier!
